Bent u op zoek naar een EPD of ECD voor uw praktijk? In dit artikel delen we praktische tips waarop u moet letten bij het kiezen van uw juiste Elektronische Patiëntendossier software.
“Een elektronisch patiëntendossier is een softwaretoepassing waar in digitale vorm gegevens van patiënten worden opgeslagen, zodat deze beschikbaar zijn voor de zorgverleners.”
Nadat het besluit is genomen om over te stappen van EPD begint de periode van voorbereiding, gevolgd door de pre-selectie. Om deze periode soepel te laten verlopen is het aan te raden om een projectteam op te stellen. Het projectteam bewaakt de planning en voortgang. Daarnaast zullen zij ook taken uitvoeren die nodig zijn om het EPD uit te rollen, zoals:
Een projectteam bestaat uit:
Eén persoon kan overigens meerdere van de bovenstaande rollen vervullen.
Om u te helpen bij het maken van uw keuze voor het juiste EPD volgen hieronder enkele tips voor een goede voorbereiding.
Het selecteren van een EPD is een project. Het loont om te werken met een planning, budget en een projectteam, zoals hierboven omschreven. Door regelmatig een overleg te plannen en te werken met documentatie wordt het overstappen naar een nieuw EPD-systeem een stuk makkelijker.
Versnel het selectieproces door een projectleider aan te stellen die verantwoordelijk is voor de voortang. Deze persoon maakt afspraken, fungeert als voorzitter gedurende vergaderingen en bewaakt de planning.
Het kiezen van een EPD kost enige tijd. Daarom is het belangrijk om aan het begin van het traject voldoende tijd in te plannen. Anders zult u nadien meer tijd nodig hebben om problemen op te lossen.
Wat moet het EPD opleveren? Welke resultaten moet het EPD bieden? Welke kwalitatieve én kwantitatieve voordelen moet het elektronisch patiëntendossier opleveren?
Elk nieuw systeem zal gevolgen hebben voor de huidige manier van werken. Wat is de gewenste nieuwe situatie? Maak een lijst van alle eisen en wensen.
Een EPD helpt met het vastleggen en raadplegen van informatie. Voor het overstappen naar een nieuw EPD is het belangrijk om te onderzoeken welke informatie precies wordt bijgehouden.
Om een goede keuze te maken is het belangrijk dat u weet wie welke informatie vastlegt en wie welke informatie nodig heeft. Dit is later van belang bij het aanmaken van gebruikersgroepen. Daarbij is het belangrijk dat u weet welke acties ervoor zorgen dat gegevens worden vastgelegd of geraadpleegd.
Denk van tevoren goed na over het beheer van het EPD. Gaat u dit uitbesteden of zal het (deels) intern gebeuren? Het zal sowieso nodig zijn dat iemand intern nieuwe gebruikers kan aanmaken en deze wegwijs kan maken in het systeem.
De meeste EPD’s zijn bijzonder compleet. Echter zijn er voor sommige acties koppelingen nodig, denk bijvoorbeeld aan koppelingen met Vecozo, Zorgmail en Zorgdomein. Het laten maken van koppelingen is over het algemeen duur, dus bekijk van te voren goed welke koppelingen u nodig gaat hebben en welke koppelingen in de door u geselecteerde EPD’s beschikbaar zijn.
Wet- en regelgeving stellen dat aan bepaalde eisen voldaan moeten worden, zoals privacy en het aanleveren van gegevens (voorbeelden: NEN7510 en beveiligde communicatie). Verifieer vooraf of de softwareleverancier aan deze eisen voldoet.
Stel een lijst op van alle output die het systeem moet kunnen leveren ten behoeve van verslagen, zowel inhoudelijke verslaglegging als management informatie. Het helpt om een lijst van benodigde output te hebben zodat u het systeem kunt toetsen of het deze informatie opslaat en kan aanleveren.
Maak een voorselectie op basis van de informatie die u online kunt vinden. Op basis van deze pre-selectie kunt u de zoektocht naar de juiste leverancier toespitsen.
Bepaal van te voren wat de belangrijkste criteria zijn voor het EPD. Tevens is het belangrijk om elk criteria van een prioriteit te voorzien.
De volgende stap is het uitnodigen van een aantal leveranciers voor een demo.
Bent u bekend met het EPD van de Zorg Service Groep? Het Cliënten Informatie Systeem (CIS) is geoptimaliseerd, reglementair en veilig. CIS is ontwikkeld voor zorgaanbieders in de GGZ (basis GGZ en specialistische GGZ in Nederland).
Ontdek de voordelen van CIS en boek een vrijblijvend adviesgesprek.