• Home
  • EPD Ambulante GGZ
  • Het proces
    WerkwijzeKlantondersteuning
  • Informatiebeveiliging
  • Onze Klanten
  • Kosten
  • Over
    Zorg Service GroepContactNieuwsbrief
Zorg Service Groep
    • Home
    • EPD Ambulante GGZ
    • Het proces
        WerkwijzeKlantondersteuning
    • Informatiebeveiliging
    • Onze Klanten
    • Kosten
    • Over
        Zorg Service GroepContactNieuwsbrief
    • Algemene voorwaarden
    • Disclaimer

EPD selecteren: waarop moet u letten?

Bent u op zoek naar een EPD of ECD voor uw praktijk? In dit artikel delen we praktische tips waarop u moet letten bij het kiezen van uw juiste Elektronische Patiëntendossier software.

“Een elektronisch patiëntendossier is een softwaretoepassing waar in digitale vorm gegevens van patiënten worden opgeslagen, zodat deze beschikbaar zijn voor de zorgverleners.”

Voorbereiding en projectteam opstellen

Nadat het besluit is genomen om over te stappen van EPD begint de periode van voorbereiding, gevolgd door de pre-selectie. Om deze periode soepel te laten verlopen is het aan te raden om een projectteam op te stellen. Het projectteam bewaakt de planning en voortgang. Daarnaast zullen zij ook taken uitvoeren die nodig zijn om het EPD uit te rollen, zoals:

  • Criteria opstellen voor het EPD;
  • Informatie aanleveren;
  • Bewaken van de voortgang;
  • Management adviseren;
  • Het EPD inhoudelijk toetsen;
  • Interne trainingen geven.

Een projectteam bestaat uit:

  • Projectleider: De projectleider maakt afspraken, zit vergaderingen voor, maakt de planningen en houdt deze bij en bewaakt de voortang.
  • Beheerder: De beheerder is degene die verantwoordelijk is voor ondersteuning van en communicatie met de leverancier. Ook communiceert hij bij nieuwe versies met de praktijk en levert hij de benodigde documentatie aan.
  • Testers: Er zijn diverse experts nodig die een deel van de software testen en beoordelen. Zij kunnen later ook trainingen geven aan collega’s. Per gebruiksgroep is er idealiter tenminste één ‘tester’.
  • Het management is ondersteunend aan het projectteam. Frequent overleg tussen de testers en het management is essentieel.

Eén persoon kan overigens meerdere van de bovenstaande rollen vervullen.

 

Tips voor EPD selectie

Om u te helpen bij het maken van uw keuze voor het juiste EPD volgen hieronder enkele tips voor een goede voorbereiding.

1.      Start het traject

Het selecteren van een EPD is een project. Het loont om te werken met een planning, budget en een projectteam, zoals hierboven omschreven. Door regelmatig een overleg te plannen en te werken met documentatie wordt het overstappen naar een nieuw EPD-systeem een stuk makkelijker.

2.      Benoem een projectleider

Versnel het selectieproces door een projectleider aan te stellen die verantwoordelijk is voor de voortang. Deze persoon maakt afspraken, fungeert als voorzitter gedurende vergaderingen en bewaakt de planning.

3.      Zorg voor voldoende tijd

Het kiezen van een EPD kost enige tijd. Daarom is het belangrijk om aan het begin van het traject voldoende tijd in te plannen. Anders zult u nadien meer tijd nodig hebben om problemen op te lossen.

4.      Wat verwacht u van het EPD?

Wat moet het EPD opleveren? Welke resultaten moet het EPD bieden? Welke kwalitatieve én kwantitatieve voordelen moet het elektronisch patiëntendossier opleveren?

Elk nieuw systeem zal gevolgen hebben voor de huidige manier van werken. Wat is de gewenste nieuwe situatie? Maak een lijst van alle eisen en wensen.

5.      Wat wordt er vastgelegd?

Een EPD helpt met het vastleggen en raadplegen van informatie. Voor het overstappen naar een nieuw EPD is het belangrijk om te onderzoeken welke informatie precies wordt bijgehouden.

6.      Onderzoek wie welke data vastlegt en raadpleegt

Om een goede keuze te maken is het belangrijk dat u weet wie welke informatie vastlegt en wie welke informatie nodig heeft. Dit is later van belang bij het aanmaken van gebruikersgroepen. Daarbij is het belangrijk dat u weet welke acties ervoor zorgen dat gegevens worden vastgelegd of geraadpleegd.

7.      Wie gaat het beheer doen?

Denk van tevoren goed na over het beheer van het EPD. Gaat u dit uitbesteden of zal het (deels) intern gebeuren? Het zal sowieso nodig zijn dat iemand intern nieuwe gebruikers kan aanmaken en deze wegwijs kan maken in het systeem.

8.      Onderzoek welke koppelingen nodig zijn

De meeste EPD’s zijn bijzonder compleet. Echter zijn er voor sommige acties koppelingen nodig, denk bijvoorbeeld aan koppelingen met Vecozo, Zorgmail en Zorgdomein. Het laten maken van koppelingen is over het algemeen duur, dus bekijk van te voren goed welke koppelingen u nodig gaat hebben en welke koppelingen in de door u geselecteerde EPD’s beschikbaar zijn.

9.      Maak een lijst van eisen

Wet- en regelgeving stellen dat aan bepaalde eisen voldaan moeten worden, zoals privacy en het aanleveren van gegevens (voorbeelden: NEN7510 en beveiligde communicatie). Verifieer vooraf of de softwareleverancier aan deze eisen voldoet.

10.  Maak een output lijst

Stel een lijst op van alle output die het systeem moet kunnen leveren ten behoeve van verslagen, zowel inhoudelijke verslaglegging als management informatie. Het helpt om een lijst van benodigde output te hebben zodat u het systeem kunt toetsen of het deze informatie opslaat en kan aanleveren.

11.  Maak een pre-selectie

Maak een voorselectie op basis van de informatie die u online kunt vinden. Op basis van deze pre-selectie kunt u de zoektocht naar de juiste leverancier toespitsen.

12.  Stel beoordelingscriteria op

Bepaal van te voren wat de belangrijkste criteria zijn voor het EPD. Tevens is het belangrijk om elk criteria van een prioriteit te voorzien.

De volgende stap is het uitnodigen van een aantal leveranciers voor een demo.

 

Hét EPD voor de ambulante GGZ

Bent u bekend met het EPD van de Zorg Service Groep? Het Cliënten Informatie Systeem (CIS) is geoptimaliseerd, reglementair en veilig. CIS is ontwikkeld voor zorgaanbieders in de GGZ (basis GGZ en specialistische GGZ in Nederland).

Ontdek de voordelen van CIS en boek een vrijblijvend adviesgesprek.

CIS
  • Home
  • EPD Ambulante GGZ
  • Werkwijze
  • Klantondersteuning
  • Informatiebeveiliging
  • Onze Klanten
  • Kosten
  • Zorg Service Groep
  • Contact
  • Nieuwsbrief
Over ZSG

Zorg Service Groep B.V

Verdunplein 17, 5627 SZ Eindhoven
KVK 65959639

Contacteer ons op

085 043 4847

info@zorgservicegroep.nl

  • Algemene voorwaarden
  • Disclaimer
Meld u aan voor de nieuwsbrief

    Copyright © 2020 - Zorg Service Groep